Ninguna empresa existiría si no tuviera clientes que atender; por ello, miles de empresas en el mundo dedican gran parte de su tiempo y esfuerzo a tratar de incrementar el número de retención de clientes y su grado de satisfacción.

Rapp y Collins en su libro "Maximarketing" recuerdan que si las instalaciones, maquinaria, herramientas e inventarios de su empresa quedarán destruidas por un incendio pero usted fuese dueño de un producto o un servicio en el cual el mercado confiara, usted seguiría contando con un activo sumamente valioso, y si hubiera guardado en su caja fuerte a prueba de incendios una copia de su base de datos con los nombres y direcciones de todos sus buenos clientes, sería dueño también de otro activo fundamental, quizás de igual valor.

Crear y mantener actualizada la base de datos le puede ser muy útil para conservar la lealtad de sus clientes. Pero cuidado no confunda un simple listado de clientes con una base de datos. La base de datos es un archivo computarizado de nombres, a los cuales se le vinculan otras variables de información, mediante la cual pueda realizarse una selección o una segmentación. De acuerdo a estos mismos autores el poder de una buena base de datos puede llevar a una organización a:

1. Maximizar las ventas repetitivas.
2. Maximizar la lealtad de los clientes.
3. Maximizar las promociones.
4. Maximizar la ampliación de líneas de productos o servicios.
5. Maximizar el éxito en nuevas empresas.

Asegurar que podemos identificar a nuestros mejores clientes y darles un trato diferencial nos ayuda a desarrollar su lealtad. Si el cliente se siente bien atendido es menos probable que busque otro proveedor y actualmente la retención de clientes es un factor importante en las utilidades de las empresas

Así mismo, conocer a los clientes y saber sus preferencias es un recurso vital en el desarrollo de productos y estrategias de ventas. Poder conocer con exactitud los datos básicos de segmentación del cliente (sexo, edad, preferencias básicas, etc.) y tal vez poder ir más allá en el conocimiento (preferencias personales, aficiones, gustos básicos, marcas preferidas) resultan recursos muy valiosos para las empresas. Los datos recogidos de los clientes, formarán bases de clientes, de usuarios registrados y de posibles compradores, quienes serán susceptibles de recibir información actualizada de productos y servicios ofrecidos.

En este entorno, la recopilación de bases de datos servirá a las empresas para:

1. Mantener comunicación constante con los clientes (mail, teléfono, correo, etc.)
2. Conocer las tendencias de compra del mercado objetivo.
3. Personalizar la atención a los usuarios. Es importante destacar que la "personalización", es considerada como la quinta P en la mezcla de mercadotecnia.
4. Generar estrategias de branding y publicidad. Cuando estamos ofreciendo, estamos generando publicidad constante al mismo tiempo.
5. Utilizar segmentos específicos de clientes para colocar productos específicos llegando de manera directa al comprador o usuario.
6. Comentar las novedades, promociones y noticias relacionadas con el negocio y en algunas ocasiones con el sector al que se dedica la empresa.

Para poder usar las bases de datos debemos conocer una herramienta que nos permita, almacenar y consultar información estas herramientas son llamadas sistemas de gestión de base de datos (SGBD), como por ejemplo Microsoft Access.

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